2015-0587131E5 Remboursement de frais de repas

Principal Issues: Est-ce que l’employeur doit calculer un avantage à l’employé en application de l’alinéa 6(1)a) lorsque l’employé s’est fait rembourser ses frais de repas qu’il a déboursés lors de ses déplacements dans les différents scénarios présentés? / Should the employer compute a benefit in application of paragraph 6(1)(a) when the employee is reimbursed for his/her meal expenses while travelling per the various scenarios presented?

Position: Question de fait / Question of fact

Reasons: Les questions à savoir si le remboursement des frais de repas est principalement pour le bénéfice de l'employeur et si les frais de repas ont été engagés dans l’accomplissement des fonctions de son emploi sont des questions de fait qui ne peuvent être résolues qu'après un examen de tous les faits reliés à cette situation particulière. / Whether the reimbursement of meals expenses is primarily for the benefit of the employer and if the meal expenses were incurred in the performance of the employee's duties of employment are questions of facts that cannot be resolved without examining all relevants facts of this particular situation.

Author: Brulotte, Isabelle
Section: 6(1)a)

XXXXXXXXXX                                                                                                                 2015-058713
                                                                                                                                         Isabelle Brulotte, CPA, CA
Le 10 juin 2016

Objet : Remboursements de frais de repas et avantages imposables

Madame,

La présente fait suite à votre lettre du 5 mai 2015 dans laquelle vous nous demandez notre opinion concernant le caractère imposable du remboursement de frais de repas à certains de vos employés. Nous nous excusons du délai que nous avons pris pour répondre à votre demande.

À moins d’indication contraire, tous les renvois législatifs dans la présente sont des renvois aux dispositions de la Loi de l’impôt sur le revenu (« Loi »).

Vous nous avez décrit une situation dans laquelle certain de vos employés doivent se déplacer vers des sites pour exécuter une partie de leur travail. Le temps passé sur les sites varie d’une semaine à l’autre. Lorsque les employés sont sur les sites, il est difficile pour ces employés de s’apporter un repas et de le consommer sur place. Alors, l’employeur rembourse les frais de repas que ces employés ont déboursés sur présentation de pièces justificatives et d’un rapport de remboursement de dépenses. Il arrive parfois que ces frais de repas soient facturés aux clients selon certains critères définis à l’avance. De plus, il arrive parfois que le site soit à l’extérieur de la région métropolitaine où travaille habituellement l’employé. Également, selon notre conversation téléphonique (XXXXXXXXXX/Brulotte) du 4 août 2015, vous nous avez indiqué que ces employés reçoivent aussi une allocation kilométrique raisonnable pour leurs déplacements sur les sites et que le remboursement des frais de repas n’est habituellement pas pour les heures supplémentaires.

Plus précisément, nous comprenons que vous désirez savoir si :

1. le remboursement par l’employeur des frais de repas déboursés par l’employé lorsqu’il va sur un ou des sites durant sa journée de travail est un avantage imposable pour cet employé?

2. le remboursement par l’employeur des frais de repas déboursés par l’employé lorsqu’il va sur un site à l’extérieur de la région métropolitaine où travaille habituellement cet employé est un avantage imposable pour celui-ci?

3. le remboursement par l’employeur des frais de repas déboursés par l’employé est un avantage imposable pour cet employé lorsque ces frais sont facturés aux clients?

Nos commentaires

La présente interprétation technique offre des commentaires généraux sur des dispositions contenues dans la Loi de l’impôt sur le revenu et d’autres lois connexes, le cas échéant. Elle n’a pas comme but de confirmer le traitement fiscal relativement à une situation donnée mettant en cause un contribuable en particulier, mais plutôt de vous aider à le déterminer. Notre direction ne confirme le traitement fiscal relatif aux opérations données d’un contribuable en particulier que dans le cadre d’une demande de décision anticipée en matière d’impôt sur le revenu présentée de la façon décrite dans la circulaire d’information IC 70-6R7, Décisions anticipées et interprétations techniques en matière d’impôt.

Rémunération supplémentaire

Selon les circonstances, un remboursement de dépenses par un employeur pourrait être une forme de rémunération supplémentaire pour l’employé. La question de savoir si un montant remboursé à un employé représente une forme de rémunération supplémentaire qui est un revenu tiré d’une charge ou d’un emploi pour cet employé en vertu du paragraphe 5(1) est une question de fait et de droit. À notre avis, pour faire une telle détermination, il est pertinent de considérer, par exemple, les conditions d’emplois, la raison soutenant le remboursement, et la fréquence de ce genre de situation.

L’avantage

Si vous déterminez que le remboursement n’est pas une forme de rémunération supplémentaire, vous devez déterminer si ce remboursement est un avantage qui est inclus dans le calcul du revenu d’emploi.  La question de savoir si un montant remboursé à un employé donne lieu à un avantage imposable est une question de fait. Il est de la responsabilité de l’employeur de faire une telle détermination pour les employés concernés. Toutefois, nous pouvons vous offrir des commentaires généraux pour vous aider à le déterminer.

En général, un employé doit inclure la valeur des avantages quelconques qu’il a reçus ou dont il a joui au cours de l’année au titre d’un emploi selon l’alinéa 6(1)a) sous réserve de certaines exceptions énumérées à cet alinéa mais qui, selon nous, ne s’appliquent pas à votre situation.

Le paragraphe 6(1) se lit en partie comme suit :

« Sont à inclure dans le calcul du revenu d’un contribuable tiré, pour une année d’imposition, d’une charge ou d’un emploi, ceux des éléments suivants qui sont applicables :

a)    la valeur de la pension, du logement et de tout autre avantage que reçoit ou dont jouit le contribuable, ou une personne avec laquelle il a un lien de dépendance, au cours de l’année au titre, dans le cadre ou en raison de la charge ou de l’emploi du contribuable […] »

Généralement, pour déterminer si un employé doit inclure dans le calcul de son revenu la valeur d’un avantage qu’il a reçu ou jouit en vertu de l’alinéa 6(1)a), il faut tenir compte des facteurs suivants:

-     l’avantage confère à l’employé un avantage économique;

-     l’avantage est mesurable et quantifiable;

-     l’avantage est fourni à l’employé et profite principalement à ce dernier (ou à une personne avec laquelle il a un lien de dépendance) et non principalement à son employeur.

Nous sommes généralement d’avis qu’un avantage doit, à la fois, conférer à l’employé un avantage économique qui est mesurable et quantifiable et, que celui-ci en profite principalement pour que la valeur de cet avantage soit incluse dans le calcul de son revenu tiré d’une charge ou d’un emploi en application de l’alinéa 6(1)a).

L’avantage économique

Le premier facteur est que l’employé reçoive un avantage économique. À cet effet, il faut déterminer si un employé a été rétabli dans la situation où il se trouvait auparavant ou s’il a réalisé un gain. Nous sommes d’avis que le remboursement de dépenses personnelles de l’employé résulte en un avantage économique pour celui-ci. À cet égard, les frais de repas sont généralement considérés comme des frais personnels et lorsque l’employeur les rembourse cela constitue un gain économique pour l’employé.

L’avantage mesurable et quantifiable

Le deuxième facteur est que l’avantage soit mesurable et quantifiable. En l’espèce, lorsque le remboursement de frais de repas est fait à partir de pièces justificatives, nous sommes d’avis que le montant de l’avantage qu’a reçu l’employé est mesurable et quantifiable. De ce fait, nous sommes d’avis que le coût du repas pourrait généralement être utilisé, dans ce cas, pour déterminer la valeur de l’avantage qu’a reçu l’employé.

L’avantage qui profite principalement à l’employé

Le troisième facteur est que l’avantage profite principalement à l’employé. La détermination à savoir si le remboursement par l’employeur de frais réellement déboursés par l’employé a été effectué principalement pour le bénéfice de l’employeur ou de l’employé est une question de fait. Pour vous aider à résoudre cette question, nous offrons les commentaires suivants selon que l’employé se déplace à l’intérieur ou à l’extérieur de la municipalité ou région métropolitaine où se situe l’employeur.

Déplacement à l’intérieur de la municipalité ou région métropolitaine

Selon la situation décrite, un employé doit se déplacer dans l’exercice de ses fonctions en dehors de l’établissement de l’employeur où il travaille habituellement.  En général, l’établissement de l’employeur où l’employé travaille habituellement est l’endroit où l’employé doit se présenter dans le cadre de son travail pour recevoir des directives ou des renseignements sur ses tâches, où il produit des rapports et où il se rapporte régulièrement est son lieu de travail habituel.  Les questions de savoir quel est l’établissement de l’employeur où l’employé travaille habituellement et si le site où il doit se déplacer sont situés dans la même municipalité ou région métropolitaine sont des questions de fait.

La circulaire d’information IC-73-21R9 (footnote 1) définit une « région métropolitaine » comme étant une :

«  Périphérie d’un secteur à forte densité de population, qui est intégrée à une municipalité (un grand centre urbain et ses environs). »

Ainsi, selon la situation décrite, il arrive que l’employé se déplace tout en étant à l’intérieur de la même municipalité ou région métropolitaine que l’établissement de son employeur.  Généralement, un remboursement de frais de repas déboursés lors d’un déplacement à l’intérieur de la municipalité ou de la région métropolitaine est principalement pour le bénéfice de l’employé.

Cependant, nous sommes d’avis qu’un remboursement de frais de repas pour des déplacements à l’intérieur de la municipalité ou de la région métropolitaine peut être exclu du revenu de l’employé dans certaines circonstances. En effet, si le principal objet du remboursement des frais de repas est de faire en sorte que les fonctions de l’employé soient exercées de façon plus efficace dans le cadre d’un quart de travail alors, l’employeur pourrait être celui qui en bénéficie principalement. Dans cette situation, l’employeur doit être en mesure de le démontrer. À cet égard, le fait d’avoir des raisons d’affaires d’offrir des avantages aux employés ne fait pas en sorte de conclure automatiquement que l’employeur en est le principal bénéficiaire.

Déplacement à l’extérieur de la municipalité ou région métropolitaine

Selon la situation décrite, il arrive aussi que l’employé se déplace dans l’accomplissement des fonctions de son emploi à l’extérieur de la municipalité ou région métropolitaine où est situé l’établissement de son employeur dans lequel cet employé travaille habituellement.  Nous sommes d’avis que lorsqu’un employé a engagé des frais de repas pour ses déplacements à l’extérieur de cette municipalité ou région métropolitaine et que ce dernier se les fait rembourser par son employeur, ce montant n’est pas à inclure dans le calcul de son revenu d’emploi car ce déplacement profite principalement à l’employeur.

Par ailleurs, le critère pour déterminer si un employé se déplace à l’extérieur de la municipalité ou région métropolitaine où est situé l’établissement de son employeur n’est pas nécessairement une question de distance mais est, à notre avis, un ensemble de facteurs à considérer.

Facturation aux clients

Finalement, nous sommes d’avis que le fait que l’employeur facture au client une somme pour les frais de repas engagés par l’employé n’est pas un élément pour déterminer si un employé a reçu ou a jouit d’un avantage. De plus, la somme facturée au client ne représente pas nécessairement la valeur de l’avantage qu’a reçu l’employé.

Ces commentaires ne constituent pas une décision anticipée en matière d’impôt sur le revenu et ne lient pas l’Agence du revenu du Canada à l’égard d’une situation factuelle particulière. Nous espérons que nos commentaires vous seront utiles.

Veuillez agréer, Madame, l’expression de nos salutations distinguées.

Michel Lambert, CPA, CA, M. Fisc
Gestionnaire
Division du revenu d’entreprise et
du revenu d’emploi
Direction des décisions en impôt

FOOTNOTES

En raison des exigences de nos systèmes, les notes de bas de page contenues dans le document original sont reproduites ci-dessous :

1  AGENCE DU REVENU DU CANADA, Circulaire d’information IC73-21R9, Déduction des frais de repas et de logement des employés de transport, 19 octobre 2006.

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