2022-0936671I7 Frais de déplacement

Principal Issues: Quel est le traitement fiscal de sommes versées à certains employés pour leurs frais de déplacement dans une situation donnée? / What is the tax treatment of amounts paid to certain employees for travel expenses in a given situation?

Position: Selon les faits soumis, ces sommes ne devront généralement pas être incluses dans le calcul du revenu tiré d’une charge ou d’un emploi. / Based on the facts submitted, these amounts will generally not have to be included in the calculation of income from an office or employment.

Reasons: Application de la Loi à la situation donnée fondée sur la position de longue date de l’ARC. / Application of the Act to the given situation based on CRA’s long-standing position.

Author: Gélinas, Lyne
Section: 6(1)a), 6(1)b), 6(6)

                                                                             Le 30 juin 2022

Bureau des services fiscaux XXXXXXXXXX
Administration centrale
XXXXXXXXXX                                                    Direction des décisions en impôt

                                                                             L. Gélinas

À l’attention de XXXXXXXXXX

                                                                              2022-093667

Objet: Traitement fiscal de sommes versées pour des frais de déplacement

Cette lettre est en réponse à votre courriel du 17 mai 2022 dans lequel vous nous demandez le traitement fiscal de sommes versées à certains employés pour leurs frais de déplacement dans une situation particulière.

Cette situation particulière peut être résumée de la façon suivante :

XXXXXXXXXX (« Employeur ») prévoit embaucher de nouveaux employés qui habitent à une grande distance de ses bureaux pour une durée de 24 mois.

Étant donné la grande distance entre la résidence de ces nouveaux employés et les bureaux de l’Employeur, leur contrat de travail prévoira qu’ils travailleront à leur domicile. Par ailleurs, leur contrat de travail désignera un des bureaux de l’Employeur comme lieu de travail. Toutefois, l’Employeur n’exigera pas de présence régulière et ne leur réservera pas d’espace de travail à ce lieu de travail. L’Employeur fournira et payera tout l’équipement nécessaire au travail à domicile.

À ce jour, la seule obligation de présence prévue au lieu de travail désigné dans le contrat de travail est un seul séjour de trois jours au cours de la durée du contrat de travail à des fins de formation et d’activités de consolidation d’équipe. Ce déplacement se fera pour certains employés dans la première année de leur contrat de travail alors que pour d’autres, il se fera dans la deuxième année. Finalement, une partie de ces nouveaux employés n’auront pas à se déplacer au lieu de travail désigné dans le contrat de travail au cours de la durée de leur contrat de travail.

Pour les nouveaux employés qui devront faire ce déplacement, l’Employeur leur payera les sommes prévues dans sa Directive XXXXXXXXXX. Cette directive prévoit notamment le remboursement sur présentation de pièces justificatives des frais raisonnables d’hébergement et de transport (train, autobus, etc.), ou le paiement d’une allocation selon un taux kilométrique dans les cas où les employés utiliseront leur véhicule privé, ainsi que le paiement d’une indemnité de repas.

Tous les renvois législatifs dans la présente sont des renvois aux dispositions de la Loi de l’impôt sur le revenu (« Loi »).

NOS COMMENTAIRES

La valeur des avantages et les sommes reçues à titre d’allocation pour frais personnels ou de subsistance sont généralement incluses dans le calcul du revenu tiré d’une charge ou d’un emploi d’un contribuable en vertu du paragraphe 6(1), à moins que ces avantages ou ces allocations ne soient visés par l’une des exceptions énumérées aux sous-alinéas 6(1)a)(i) à (vi), aux sous-alinéas 6(1)b)(i) à (ix) ou au paragraphe 6(6).

Sommes versées pour des frais de déplacement sous forme de remboursement de dépenses

Sous réserve des exceptions énumérées aux sous-alinéas 6(1)a)(i) à (vi) qui ne s’appliquent pas à la situation soumise et celles prévues au paragraphe 6(6), l’alinéa 6(1)a) prévoit que la valeur de la pension, du logement, et de tout autre avantage que reçoit ou dont joui un contribuable au cours de l’année au titre, dans le cadre ou en raison de la charge ou de l’emploi du contribuable sont à inclure dans le calcul de son revenu tiré de cette charge ou de cet emploi.

Pour être inclus dans le calcul du revenu tiré d’une charge ou d’un emploi d’un contribuable en vertu de l’alinéa 6(1)a), l’avantage doit conférer à l’employé un avantage économique mesurable et quantifiable et profiter principalement à l’employé.

Nous sommes d’avis qu’un remboursement de dépenses pour des frais de déplacement qu’un employeur effectue à un employé pour un déplacement qui n’est pas fait dans l’accomplissement des fonctions de sa charge ou de son emploi est un remboursement de dépenses personnelles qui confère à l’employé un avantage économique mesurable et quantifiable profitant principalement à l’employé. Par conséquent, un tel remboursement constitue généralement un avantage qui doit être inclus dans le calcul de son revenu tiré de sa charge ou de son emploi en vertu de l’alinéa 6(1)a) à moins que le paragraphe 6(6) s’applique.

La question de savoir si un employé a reçu une somme pour voyager dans l’accomplissement des fonctions de sa charge ou de son emploi ou s’il l’a plutôt reçu pour un déplacement de nature personnelle est une question de fait qui ne peut être résolue qu’après avoir analysé tous les faits d’une situation particulière.

Toutefois, notre position de longue date est que tout déplacement effectué par un employé entre sa résidence et un « lieu de travail habituel » n’est pas un déplacement effectué dans l’accomplissement des fonctions de sa charge ou de son emploi. Il s’agit dans ce cas d’un déplacement de nature personnelle.

Par contre, tout déplacement effectué entre la résidence d’un employé et un lieu de travail autre qu’un lieu de travail habituel est généralement considéré être effectué dans l’accomplissement des fonctions de sa charge ou de son emploi. Dans ce cas, le remboursement des frais de déplacement ne constituera pas un avantage devant être inclus dans le calcul de son revenu tiré de sa charge ou de son emploi en vertu de l’alinéa 6(1)a).

Le traitement fiscal des sommes versées à un nouvel employé pour ses frais de déplacement dans la présente situation dépend par conséquent de la qualification du lieu de travail désigné dans son contrat de travail à titre ou non de lieu de travail habituel. Cette détermination est une question de fait qui ne peut être résolue qu’après un examen de tous les faits pertinents à une situation donnée. Généralement, une telle détermination est faite par l’employeur puisqu’il possède toute l’information pertinente afin d’effectuer adéquatement cette détermination.

De façon générale, un lieu de travail habituel correspond à tout endroit auquel ou à partir duquel un employé se rapporte régulièrement ou effectue les fonctions de son emploi. La régularité des déplacements à un lieu de travail et la nature des tâches qu’il effectue à ce lieu de travail peuvent être prises en considération pour déterminer si un endroit est effectivement le lieu de travail habituel de l’employé. De plus, un employé peut avoir plus d’un lieu de travail habituel.

Selon les faits qui nous ont été soumis dans la présente situation, nous sommes d’avis que le lieu de travail désigné dans le contrat de travail n’est pas un lieu de travail habituel pour les nouveaux employés. Par conséquent, le déplacement entre la résidence d’un de ces employés et son lieu de travail désigné dans le contrat de travail serait un déplacement effectué dans l’accomplissement des fonctions de sa charge ou de son emploi. Dans ce cas, les sommes versées pour les frais de déplacement sous forme notamment de remboursement pour la pension, le logement et le transport n’auront pas à être incluses dans le calcul du revenu tiré d’une charge ou d’un d’emploi en vertu de l’alinéa 6(1)a).

Il est important de noter que la présente conclusion se base sur les informations que vous nous avez soumises. Il est possible que le lieu de travail désigné dans le contrat de travail soit un lieu de travail habituel pour certains employés si les faits sont différents. Dans ce cas, tout déplacement effectué par un employé entre sa résidence et un lieu de travail habituel serait un déplacement de nature personnelle et serait généralement inclus dans le calcul de son revenu tiré de sa charge ou de son emploi en vertu de l’alinéa 6(1)a) à moins que le paragraphe 6(6) s’applique. Le paragraphe 6(6) est commenté plus loin dans la présente lettre.

Sommes versées pour des frais de déplacement sous forme d’allocation

L’alinéa 6(1)b) prévoit que les sommes reçues au cours de l’année à titre d’allocations pour frais personnels ou de subsistance ou à titre d’allocations à toute autre fin doivent être incluses dans le calcul du revenu tiré d’une charge ou d’un emploi d’un contribuable à moins que l’une des exceptions énumérées aux sous-alinéas 6(1)b)(i) à (ix) ou au paragraphe 6(6) s’appliquent.

L’analyse des exceptions prévues aux sous-alinéas 6(1)b)(vii) et (vii.1) est particulièrement pertinente dans la situation soumise puisque ces sous-alinéas visent à exclure du calcul du revenu d’un contribuable certaines allocations pour frais de déplacement.

D’abord, le sous-alinéa 6(1)b)(vii.1) vise les allocations raisonnables pour l’usage d’un véhicule à moteur qu’un employé, dont l’emploi n’est pas lié à la vente de biens ou à la négociation de contrats pour son employeur, a reçues de son employeur pour voyager dans l’accomplissement des fonctions de sa charge ou de son emploi.

Comme précédemment mentionné, nous sommes d’avis selon les faits soumis que le déplacement entre la résidence d’un employé et le lieu de travail désigné dans son contrat de travail dans la situation soumise sera un déplacement effectué dans l’accomplissement des fonctions de sa charge ou de son emploi. Par conséquent, advenant le cas où l’Employeur payerait dans la situation soumise une allocation raisonnable selon un taux kilométrique pour les employés qui utiliseront leur véhicule privé, cette allocation sera visée par l’exception au sous-alinéa 6(1)b)(vii.1). Dans ce cas, elle n’aura pas à être incluse dans le calcul du revenu d’emploi en vertu de l’alinéa 6(1)b).

Cette conclusion est basée sur les informations que vous nous avez soumises. Si les faits changent et qu’il s’avère que le déplacement d’un employé n’est pas effectué dans l’accomplissement des fonctions d’une charge ou d’un emploi, l’allocation raisonnable pour l’usage de son véhicule à moteur devra généralement être incluse dans le calcul de son revenu tiré de sa charge ou de son emploi en vertu de l’alinéa 6(1)b) à moins que le paragraphe 6(6) s’applique.

Le sous-alinéa 6(1)b)(vii) vise les allocations raisonnables pour frais de déplacement (autre que pour l’usage d’un véhicule à moteur) qu’un employé ‑ dont l’emploi n’est pas lié à la vente de biens ou à la négociation de contrats pour son employeur ‑ a reçues de son employeur pour voyager, dans l’accomplissement des fonctions de sa charge ou de son emploi. Ces allocations doivent de plus être reçues pour voyager à l’extérieur :

    (A) de la municipalité où était situé l’établissement de l’employeur dans lequel l’employé travaillait habituellement ou auquel il adressait ordinairement ses rapports,

    (B) le cas échéant, de la région métropolitaine où était situé cet établissement.

Concernant la notion d’« établissement de l’employeur », notre position de longue date est qu’un bureau à domicile n’est pas un établissement de l’employeur. Un lieu de travail sera considéré comme étant un établissement de l’employeur que si ce dernier en est le propriétaire ou le locataire.

Dans la situation soumise, les déplacements des employés ne sont donc pas faits pour voyager à l’extérieur de la municipalité et, le cas échéant, de la région métropolitaine où était situé l’établissement de l’Employeur. Par conséquent, les allocations raisonnables pour frais de déplacement, à l’exception des allocations pour l’usage d’un véhicule à moteur, ne seront pas visées par le sous-alinéa 6(1)b)(vii) et ce, même si une allocation a été reçue par un employé pour voyager dans l’accomplissement des fonctions de sa charge ou de son emploi. Une telle allocation devra donc être généralement incluse dans le calcul du revenu tiré d’une charge ou d’un emploi en vertu de l’alinéa 6(1)b) à moins que le paragraphe 6(6) s’applique.

Chantier particulier en vertu du paragraphe 6(6)

Sommairement, l’alinéa 6(6)a) permet qu’un contribuable n’inclut dans le calcul de son revenu tiré d’une charge ou d’un emploi aucun montant qu’il a reçu dans l’occupation de sa charge ou son emploi et qui représente la valeur des frais, ou une allocation (n’excédant pas un montant raisonnable) qui se rapporte aux frais, qu’il a supportés pour sa pension et son logement pendant une période donnée sur un chantier particulier si la période au cours de laquelle son travail l’a obligé à s’absenter de son lieu principal de résidence était d’au moins 36 heures. Un chantier particulier est un endroit où le travail accompli par lui était de nature temporaire alors qu’il tenait ailleurs et comme lieu principal de résidence, un établissement domestique autonome :

    a) d’une part, qui est resté à sa disposition;

    b) d’autre part, où on ne pouvait raisonnablement s’attendre à ce qu’il retourne quotidiennement étant donné la distance entre l’établissement et le chantier particulier;

De plus, l’alinéa 6(6)b) permet de ne pas inclure dans le calcul du revenu tiré d’une charge ou d’un emploi d’un contribuable un montant reçu se rapportant aux frais de transport entre son lieu principal de résidence et le chantier particulier, au titre de la période visée ci-dessus pendant laquelle il a reçu de son employeur une allocation raisonnable au titre de la pension et du logement.

Une des exigences pour que le paragraphe 6(6) s’applique est celle voulant que le travail accompli par l’employé sur le chantier particulier soit de nature temporaire. Bien que la Loi ne définisse pas la notion de « nature temporaire », nous sommes d’avis selon les faits soumis que le travail à accomplir par les employés au lieu de travail désigné dans le contrat de travail dans la situation soumise sera de nature temporaire. Par conséquent, les sommes que verse l’Employeur pour le déplacement de certains employés dans la situation soumise n’auront pas à être incluses dans le calcul de leur revenu tiré d’une charge ou d’un emploi en vertu du paragraphe 6(6) si toutes les autres conditions de ce paragraphe sont par ailleurs remplies.

Veuillez agréer, Madame XXXXXXXXXX, nos salutations distinguées.

Isabelle Landry
Gestionnaire intérimaire
Division des entreprises et du revenu d’emploi
Direction des décisions en impôt
Direction générale de la politique législative
et des affaires réglementaires

XXXXXXXXXX

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