2023-0983051C6 2023 CPAC – Q8 – Automobile Expenses

Principal Issues: Whether automobile expenses incurred by an employee for travel between their home office and a regular place of employment are deductible employment expenses in situations where the employee primarily works from home?

Position: See response.

Reasons: See response.

Author: Haji, Zahra
Section: 8(1)(h.1)

2023 CPAC

Question 8: Automobile Expenses

As more and more employees move to a fully remote work arrangement but occasionally have to go into the office, one question that has arisen is whether the automobile expenses incurred by an employee travelling to the office from their home office is deductible. There have been some recent tax court cases which deal with this issue, see for example Gardner v The Queen¸2020 TCC 108. Could CRA provide guidance on whether automobile expenses incurred to travel to the office are deductible employment expenses where the employee primarily works from home?

CRA Response

It is the longstanding position of the Canada Revenue Agency (CRA) that traveling between an employee’s home, including a home office, and a regular place of employment (RPE) is generally considered personal travel, and that any expenses related to that travel are personal expenses. However, where an employee (as required by the employer or with the employer's concurrence) proceeds directly from home to a point of call other than the employee’s RPE, or returns home from such a point, such travel is considered employment-related.

A RPE is any location where an employee regularly reports for work or performs the duties of employment. In this case, “regular” means there is some degree of frequency or repetition in the employee’s reporting to that particular location in a given pay period, month, or year. This “place” does not have to be an establishment of the employer and may include a client’s premises. For example, a work location may be considered to be a RPE of an employee even though the employee may only report to work at that particular location on a periodic basis (e.g., once or twice a month) during the year. Depending on the circumstances, an employee may have more than one RPE. Multiple RPEs may occur where an employee is required to report to more than one work location to perform the duties of employment.

While we recognize that the Tax Court of Canada’s decision in Gardner v The Queen¸2020 TCC 108 (Gardner) held that motor vehicle expenses related to an employee’s travel between their home office and the employer’s principal place of business were deductible employment expenses under paragraph 8(1)(h.1) of the Income Tax Act (Act), this case was heard under Informal Procedure. Moreover, since section 18.28 of the Tax Court of Canada Act states that informal decisions are not to be treated as a precedent for any other case, the CRA’s general position on travel between an employee’s home or home office and a location that is a RPE for that employee remains unchanged.

However, where it can be established that an employee’s circumstances are factually similar to Gardner and all of the requirements in paragraph 8(1)(h.1) and subsection 8(10) of the Act are met, such motor vehicle expenses incurred by an employee would be deductible as employment expenses.    

Zahra Haji
2023-098305
August 29, 2023

Question 8: Frais afférents à une automobile

De plus en plus d’employés effectuent les tâches liées à leur emploi depuis leur domicile et ne se rendent qu’occasionnellement au bureau de leur employeur. Cette situation soulève une interrogation quant à la déductibilité des frais afférents à une automobile engagés par de tels employés pour se rendre au bureau de leur employeur depuis leur bureau à domicile. Récemment, les tribunaux ont été appelés à se prononcer sur ce sujet, notamment dans l’affaire Gardner c. La Reine, 2020 CCI 108. L’ARC peut-elle commenter la question de savoir si les employés peuvent déduire dans le calcul de leur revenu d’emploi les frais afférents à une automobile qu’ils ont engagés pour se rendre au bureau de leur employeur lorsque ces employés travaillent principalement depuis leur bureau à domicile?

Réponse de l’ARC

La position de longue date de l’Agence du revenu du Canada (ARC) est que tout déplacement effectué par un employé entre son domicile, y compris un bureau à domicile, et un « lieu de travail habituel » est généralement un déplacement de nature personnelle et par conséquent, que toutes les dépenses liées à ce déplacement sont des dépenses personnelles. Toutefois, lorsqu’un employé (à la demande de son employeur ou avec son accord) se rend directement de son domicile à un lieu de destination autre que son lieu de travail habituel, ou retourne à son domicile à partir de ce lieu, ce trajet est considéré comme fait dans l’accomplissement des fonctions de sa charge ou de son emploi.

Un lieu de travail habituel est tout endroit où un employé se présente habituellement pour travailler ou exercer ses fonctions d’emploi. Dans ce cas, le terme « habituel » signifie que l’employé se présente à un endroit précis un certain nombre de fois ou à une certaine fréquence durant une période de paie, un mois ou une année. Le terme « lieu » ne désigne pas nécessairement un établissement de l’employeur et peut inclure les locaux d’un client. Un lieu de travail peut être un lieu de travail habituel d’un employé même si ce dernier ne se présente à cet endroit précis pour travailler ou exercer ses fonctions d’emploi que de façon périodique (par exemple une ou deux fois par mois) au cours de l’année. Selon les circonstances, un employé peut avoir plus d’un lieu habituel de travail. Ceci sera le cas lorsqu’un employé doit se présenter régulièrement à plus d’un lieu de travail dans le cadre de son travail.

Bien que nous reconnaissions que la Cour canadienne de l’impôt a statué dans l’affaire Gardner c. La Reine, 2020 CCI 108 (Gardner) que les frais de véhicule à moteur liés aux déplacements d’un employé entre son bureau à domicile et le principal lieu d’affaires de son employeur étaient des dépenses d’emploi déductibles en vertu de l'alinéa 8(1)h.1) de la Loi de l’impôt sur le revenu (Loi), cette affaire a été rendue selon la procédure informelle. De plus, puisque les jugements rendus par la Cour canadienne de l’impôt selon la procédure informelle ne constituent pas des précédents jurisprudentiels en vertu de l’article 18.28 de la Loi sur la Cour canadienne de l’impôt, la position générale de l’ARC sur les déplacements entre le domicile ou le bureau à domicile d’un employé et tout endroit qui est un lieu de travail habituel pour cet employé demeure inchangée.

Toutefois, dans les cas où les faits sont similaires à ceux dans Gardner et que toutes les conditions prévues à l’alinéa 8(1)h.1) et du paragraphe 8(10) de la Loi sont par ailleurs satisfaites, les frais afférents à un véhicule à moteur qu’un employé engage dans une telle situation seraient déductibles dans le calcul de son revenu d’emploi.

Zahra Haji
2023-098305
August 29, 2023

All rights reserved. Permission is granted to electronically copy and to print in hard copy for internal use only. No part of this information may be reproduced, modified, transmitted or redistributed in any form or by any means, electronic, mechanical, photocopying, recording or otherwise, or stored in a retrieval system for any purpose other than noted above (including sales), without the prior written permission of Canada Revenue Agency, Ottawa, Ontario K1A 0L5.

© His Majesty the King in Right of Canada, 2024

Tous droits réservés. Il est permis de copier sous forme électronique ou d'imprimer pour un usage interne seulement. Toutefois, il est interdit de reproduire, de modifier, de transmettre ou de redistribuer de l'information, sous quelque forme ou par quelque moyen que ce soit, de façon électronique, mécanique, photocopies ou autre, ou par stockage dans des systèmes d'extraction ou pour tout usage autre que ceux susmentionnés (incluant pour fin commerciale), sans l'autorisation écrite préalable de l'Agence du revenu du Canada, Ottawa, Ontario K1A 0L5.

© Sa Majesté le Roi du Chef du Canada, 2024